Følgende anbefaling tar utgangspunkt i Kredittilsynet
Rundskriv 22/2001
Den relevante lovteksten er hentet fra Verdipapirhandelloven:
"§ 2-2 Behandling av innsideopplysninger og forbud mot rådgivning
Den som på grunn av sin eierandel i utstederforetaket, eller på grunn av sitt arbeid, oppdrag eller tillitsverv får kjennskap til opplysninger som nevnt i
§ 2-1 første ledd, må ikke gi slike opplysninger til uvedkommende. Personer som nevnt i første punktum plikter i sin behandling av opplysninger som nevnt i § 2-1 første ledd å utvise tilbørlig aktsomhet slik at opplysningene ikke kommer i uvedkommendes besittelse.
Personer som nevnt i første ledd, og som har opplysninger som nevnt, må ikke gi råd om handel med de finansielle instrumentene opplysningene vedrører."
Bestemmelsene gjelder for alle som pga. sin eierandel i utstederforetaket, eller på grunn av sitt arbeid, oppdrag eller tillitsverv får kjennskap til innsideopplysninger. En slik definisjon er egnet til å inkludere NIRs medlemsbedrifter og deres ansatte.
Innsideopplysninger er i Verdipapirhandellovens § 2.1 definert som følger:
[…]opplysninger om de finansielle instrumentene, utstederen av disse eller andre forhold som er egnet til å påvirke kursen og som ikke er offentlig tilgjengelig eller allment kjent i markedet[…]
Verdipapirhandelloven pålegger dem som er i besittelse av innsideopplysninger om å utvise tilbørlig aktsomhet ved behandling av opplysningene. I dette ligger det en aktivitetsplikt, herunder en plikt til å utarbeide interne rutiner slik at kurssensitive opplysninger oppbevares og videreformidles på betryggende måte.
NIR anbefaler derfor at medlemsbedriftene sikrer at det til en hver tid eksisterer nødvendig skriftlige interne rutiner og retningslinjer for å begrense uvedkommendes adgang til kurssensitiv informasjon.
Tiltakene bør omhandle:
- rutiner for oppbevaring av saksdokumenter
- rutiner for adgang til databaser
- rutiner for kopiering
- rutiner for arkivering
- rutiner for makulering
- rutiner for e-post
- rutiner for intern postforsendelse
- rutiner for bruk av telefaks
Når det gjelder arkivering og omtale av selskapsnavn anbefaler NIR at det i hvert medlemsforetak utarbeides interne skriftlige regler hvoretter saksdokumentene, rapporter, analyser og lignende som omtaler planer for fusjoner og oppkjøp ikke gir anvisning på de involverte parters navn.
Videre anbefales medlemsbedriftene å etablere som en eksplisitt og uttalt intern policy at kurssensitiv informasjon kun blir viderebrakt internt på "need to know" basis.
Medlemsbedriftene anbefales også å utvikle og vedlikeholde en kultur internt som sikrer at ansatte i NIRs medlemsbedrifter ikke omtaler konkrete opplysninger og saker som er kurssensitive på offentlige steder som eksempelvis restauranter, offentlige kommunikasjonsmidler eller kino/teater.
NIR gjør oppmerksom på at utstederforetak, det vil si det selskap som har utstedt verdipapiret, plikter å føre lister over personer som mottar innsideopplysninger, og som ikke er ansatt eller tillitsmann i foretaket. Slike lister skal vedlegges relevante børsmeldinger ved oversendelse til Oslo Børs.
NIR understreker at en slik praksis i tillegg til å være lovpålagt, er meget godt egnet til å motivere varsomhet i omgang med, og spredning av, innsideinformasjon. Følgelig anbefaler NIR at medlemsbedriftene påser, eller bidrar til, at klientene overholder denne forpliktelsen.
Den relevante lovteksten er hentet fra Verdipapirhandelloven:
"§ 2-2 Behandling av innsideopplysninger og forbud mot rådgivning
Den som på grunn av sin eierandel i utstederforetaket, eller på grunn av sitt arbeid, oppdrag eller tillitsverv får kjennskap til opplysninger som nevnt i
§ 2-1 første ledd, må ikke gi slike opplysninger til uvedkommende. Personer som nevnt i første punktum plikter i sin behandling av opplysninger som nevnt i § 2-1 første ledd å utvise tilbørlig aktsomhet slik at opplysningene ikke kommer i uvedkommendes besittelse.
Personer som nevnt i første ledd, og som har opplysninger som nevnt, må ikke gi råd om handel med de finansielle instrumentene opplysningene vedrører."
Bestemmelsene gjelder for alle som pga. sin eierandel i utstederforetaket, eller på grunn av sitt arbeid, oppdrag eller tillitsverv får kjennskap til innsideopplysninger. En slik definisjon er egnet til å inkludere NIRs medlemsbedrifter og deres ansatte.
Innsideopplysninger er i Verdipapirhandellovens § 2.1 definert som følger:
[…]opplysninger om de finansielle instrumentene, utstederen av disse eller andre forhold som er egnet til å påvirke kursen og som ikke er offentlig tilgjengelig eller allment kjent i markedet[…]
Verdipapirhandelloven pålegger dem som er i besittelse av innsideopplysninger om å utvise tilbørlig aktsomhet ved behandling av opplysningene. I dette ligger det en aktivitetsplikt, herunder en plikt til å utarbeide interne rutiner slik at kurssensitive opplysninger oppbevares og videreformidles på betryggende måte.
NIR anbefaler derfor at medlemsbedriftene sikrer at det til en hver tid eksisterer nødvendig skriftlige interne rutiner og retningslinjer for å begrense uvedkommendes adgang til kurssensitiv informasjon.
Tiltakene bør omhandle:
- rutiner for oppbevaring av saksdokumenter
- rutiner for adgang til databaser
- rutiner for kopiering
- rutiner for arkivering
- rutiner for makulering
- rutiner for e-post
- rutiner for intern postforsendelse
- rutiner for bruk av telefaks
Når det gjelder arkivering og omtale av selskapsnavn anbefaler NIR at det i hvert medlemsforetak utarbeides interne skriftlige regler hvoretter saksdokumentene, rapporter, analyser og lignende som omtaler planer for fusjoner og oppkjøp ikke gir anvisning på de involverte parters navn.
Videre anbefales medlemsbedriftene å etablere som en eksplisitt og uttalt intern policy at kurssensitiv informasjon kun blir viderebrakt internt på "need to know" basis.
Medlemsbedriftene anbefales også å utvikle og vedlikeholde en kultur internt som sikrer at ansatte i NIRs medlemsbedrifter ikke omtaler konkrete opplysninger og saker som er kurssensitive på offentlige steder som eksempelvis restauranter, offentlige kommunikasjonsmidler eller kino/teater.
NIR gjør oppmerksom på at utstederforetak, det vil si det selskap som har utstedt verdipapiret, plikter å føre lister over personer som mottar innsideopplysninger, og som ikke er ansatt eller tillitsmann i foretaket. Slike lister skal vedlegges relevante børsmeldinger ved oversendelse til Oslo Børs.
NIR understreker at en slik praksis i tillegg til å være lovpålagt, er meget godt egnet til å motivere varsomhet i omgang med, og spredning av, innsideinformasjon. Følgelig anbefaler NIR at medlemsbedriftene påser, eller bidrar til, at klientene overholder denne forpliktelsen.