NIR-prosjekt for å forbedre offentlige anbud.

Selv om det finnes mange profesjonelle og dyktige aktører påoffentlige anskaffelser både på innkjøpssiden og i kommunikasjonsbransjen, er det fortsatt for mange aktører på begge sider som har et klart forbedringspotensial. Når kommunikasjonsbransjen nåtar til orde for en forbedring av de offentlige innkjøpsprosessene, så har både de statlige innkjøperne og bransjen en jobb å gjøre.

Det offentlige er de siste årene blitt en stadig større innkjøper av kommunikasjonstjenester. Vi forventer at denne utviklingen vil fortsette i årene som kommer. De offentlige innkjøpene av denne type tjenester er sannsynligvis i 100-millionersklassen hvert år.

I og med at dette er et forholdsvis nytt fenomen i Norge, har mange offentlige innkjøpere liten erfaring med åkjøpe denne type tjenester. Det medfører at både innkjøpsprosessene og resultatene av disse i mange tilfeller ikke er sågode som de burde være -< /span> verken for Staten som kunde eller for kommunikasjonsbransjen som leverandør. Samtidig har heller ikke kommunikasjonsbransjen vært god nok til å håndtere utviklingen med et økende antall offentlige anbudskonkurranser.

Pådenne bakgrunn har Norske Informasjonsrådgivere (NIR) igangsatt et eget prosjekt med formål å profesjonalisere og forbedre de offentlige anbudsprosessene påkommunikasjonsområdet. NIR ønsker gjennom dette prosjektet å bidra til at det offentlige får enda mer igjen for pengene når de kjøper kommunikasjonstjenester. Det er også et mål at disse prosessene skal bli mer rettferdige og mindre tidkrevende for kommunikasjonsbyråene.

De offentlige anbudsprosessene oppleves av kommunikasjonsbransjen ofte som ikke reelle og/ eller profesjonelle nok. Selv om utviklingen definitivt går i riktig retning, er det fortsatt for mange eksempler påprosesser som kunne ha vært gjennomført påen mye bedre måte -< /span>både av de offentlige innkjøperne og av kommunikasjonsbransjen.

Mange av anbudsprosessene preges i dag av at det er de samme krav til innkjøp av "< /span>skruer og muttere"< /span> som til innkjøp av strategiske kommunikasjonstjenester. Fordi innkjøperne kan være usikre og redde for å gjøre feil, "< /span>pøser de på"< /span> med krav i stedet for å forenkle og gjøre prosessene lettere. Disse unødig omfattende innkjøpsprosessene/ kravspesifikasjonene er samfunnsmessig ineffektive både for innkjøpere og leverandører.

Det oppleves jevnlig at anbudsprosessene ikke er reelle. I disse tilfellene ønsker kunden egentlig åfortsette med den leverandøren som de har, men de ser seg "< /span>tvunget"< /span> til åutlyse kontrakten igjen.

De statlige innkjøperne har tradisjonelt vært veldig prisfokuserte, uansett hvilke varer og tjenester som skal kjøpes inn. Vi har imidlertid her sett en positiv trend hvor flere innkjøpere nå i større grad vektlegger kvalitet/ kompetanse i tildelingen. Dette syntes vi er flott og eksempler til etterfølgelse, da innkjøpene oftest er svært kompetanserelatert. I mange anbudsprosesser føler vi imidlertid fortsatt at fokuset påpris er for sterkt i forhold til kravene til kompetanse og kvalitet. Sammenligningsgrunnlaget som danner grunnlaget for de offentlige prisvurderingene, er også ofte uriktig. Resultatet blir at det offentlige, pågrunn av prisfokuset og et uriktig sammenligningsgrunnlag, da får dårligere kvalitet på de tjenester som leveres. Resultatene blir dermed ogsådårligere enn de burde være.

Ved åytterligere profesjonalisere og forbedre disse prosessene, vil det offentlige kunne få mye bedre resultater av sine kommunikasjonsinnkjøp.

Rent konkret mener vi at blant annet følgende bør gjøres:

• Kompetanse og kvalitet må generelt vektlegges mye sterkere i anbudsprosessene. Det er fortsatt store kompetanse- og kvalitetsmessige forskjeller påulike aktører som leverer kommunikasjonstjenester. Det offentlige måse seg tjent med i større grad å bruke de leverandører som har den beste kompetanse og den høyeste kvalitet i forhold til de respektive oppdragene.

• For åvite hva innkjøperne skal se mer etter og vurdere i forhold til kompetanse og kvalitet, måderes egen kompetanse pådette området forbedres - gjerne i samarbeid med NIR og leverandørene.

• Leverandørenes kompetanse bør imidlertid også heves, slik at de får de beste forutsetninger for å velge ut hvilke anbud de bør delta i, hvilke de bør la være, hvordan de mest effektivt kan lage konkurransedyktige tilbud og opptre profesjonelt i anbudsprosesser.

• Når offentlige innkjøpere vurderer pristilbud fra ulike leverandører, må sammenligningsgrunnlaget være reelt. Det blir feil når man for eksempel skal kjøpe medietreningstjenester og bruker krone-for-krone sammenligninger mellom en enkeltperson med hjemmevideo-kamera og et byråsom stiller med tidligere TV-journalister, profesjonelt utstyr og eget TV-studio.

• Omfanget av de spesifikke krav som settes i anbudene måvære proporsjonale innen regelverkets rammer, slik at prosessene ikke blir mer tidkrevende både for innkjøpere og tilbydere enn nødvendig. Totalt sett er det fortsatt for mange av dagens prosesser som ikke er tilstrekkelig samfunnsøkonomisk lønnsomme. Det ligger et klart forbedringspotensial her både for leverandørene og innkjøperne, og vi vil gjerne være en bidragsyter inn i dette arbeidet.

• Den interne disiplinen og lojaliteten i kommunikasjonsbransjen måogså generelt forbedres. Det oppleves fortsatt åvære for mange anbudsrunder som er "< /span>skreddersydde"< /span> fordi det er et ønske om å kunne fortsette med eksisterende kommunikasjonsleverandør. Her har både innkjøper og leverandør et ansvar for at prosessene blir mer reelle og rettferdige, slik at ikke en rekke kommunikasjonsbyråer bruker masser av tid på anbud som de i realiteten har meget små sjanser til å kunne vinne.

Påbakgrunn av NIRs prosjekt, gjøres nå blant annet følgende:

• Det utvikles en egen veileder for innkjøp av kommunikasjonstjenester.

• Det planlegges interne seminarer for medlemsbyråene for å kunne profesjonalisere og forbedre deres arbeid med offentlige anbud.

• Det er igangsatt en dialog med NHO og Abelia for åkunne ta felles initiativ overfor de offentlige innkjøperne.

• Det planlegges initiativ overfor de store, statlige innkjøperne for å fåtil en dialog om profesjonalisering av anbudsprosessene.

• Det er opprettet dialog med DIFI (Direktoratet for IKT og forvaltning) om det samme.

• Det planlegges kontakt med NIRs søsterorganisasjoner i andre land for å fåoversikt over hva de gjør på dette området.

Disse tiltakene er utarbeidet av en prosjektgruppe bestående av Henriette M. Grønn, First House,

Knut Ekern, Gambit Hill & Knowlton og Per Hynne, Burson-Marsteller. Tiltaksplanen er godkjent sv styret i NIR.